Cara Mengelola Rapat Rohis Yang Efektif

Dulu waktu saya masih anak rohis. Saya bingung mau ngapain. Saya bingung mau mimpin rapat. Kalau rapat. Saya lama sekali & bertele-tele. Dari situ saya belajar bahwa rapat rohis yang efektif itu mesti memikirkan beberapa faktor yaitu tujuan, kaitan rapat dengan peserta rapat.

Contoh rapat yang tidak efektif, Semua anggota rohis hadir sekitar 30an orang & membahas suatu kegiatan. sedangkan saat rapat yang berbicara hanya orang-orang itu saja. duuhh itu sangat membosankan bagi yang lain.

Contoh lain, Rapat tapi begitu selesai banyak peserta gak tau dia harus ngapain & masih kebingungan.

Contoh lain lagi, Rapat baru dimulai, begitu juga rapat selesai. ini pernah terjadi. karena pembahasannya terlalu sedikit. tips untuk ini yaitu pemimpin rapat seharusnya sudah menyiapkan apa yang akan di bahas.

baik selanjutnya kita akan bahas bagaimana sebuah rohis harusnya membuat rapat.

Pertama, Bagilah rapat dalam 4 jenis. 

1. Rapat Pengurus Harian

Rapat ini isinya adalah mengevaluasi rencana minggu lalu & merencanakan kegiatan 1 atau 2 minggu yang akan datang & memperbaiki scoreboard.

baca tentang 4dx terkait ScoreBoard disini.
baca tentang SOP Rapat Pengurus Harian disini.

2. Rapat Pembuatan Proposal/ Rapat Pembuatan Kegiatan.

Isinya kita mau kegiatan apa nih? Kenapa buat kegiatan itu? Model kegiatannya seperti apa? Pemateri siapa? Gamenya apa? Siapa pesertanya? Kapan & dimana acaranya?

intinya menjawab pertanyaan yang ada di proposal. Rapat ini sebaiknya pesertanya hanya beberapa orang min. 3 max 5 terus di tambah senior atau alumni rohis fungsi mereka memberikan ide, saran, kritik & bantuan.

kenapa tidak semua orang di rohis di ikutkan? karena jika semuanya ikut ternyata hanya buat susah mereka. mereka juga gak tau mau ngomong apa. kalau mereka bosan khawatir mereka berhenti dari rohis cuma gara-gara bosan ikut rapat. kan sayang?


Rapat ini biasanya berlangsung lama. Bisa 30 menit, 1 jam, bahkan 2 jam.

3. Rapat Organizing

Isinya penyampaian tentang model kegiatan. Misalnya pertama acara dibuka oleh kepala sekolah pukul 8.00, selanjutnya materi oleh ustad pukul 8.30, selanjutnya ini, kedua itu ketiga itu dst..

Supaya peserta rapat memahami seperti apa kegiatannya nanti.

Lalu diskusi, ada ide saran kritik? siapa tau kita ada kelepasan sedikit. misalnya salah dalam menyusun kegiatan atau yang lain misalnya mereka punya ide pemateri yang lebih baik.

Kalau sudah lanjut ke...
siapa menjadi apa? Misal si andra jadi seksi kebersihan. Rivaldo seksi dokumentasi dst.

Jelaskan juga dokumentasi tugasnya apa. Seksi kebersihan tugasny apa. Dll.

Selesai rapat, semuanya dapat tugas & tau gimana cara ngerjakannya.

4. Rapat Evaluasi Kegiatan

Isinya :
1. Penyampaian terima kasih kepada semua panitia.

2. Diskusi Hal-hal bagus yang terjadi dalam kegiatan yang baru saja di laksanakan & itu harus di pertahankan. Agar menjadi patokan bagi adik ke depannya.

3. Diskusi Hal-hal buruk yang harusnya tidak di lakukan lagi kedepannya.

Dah selesai takbir...

Kedua, NOTULEN Penting sekali, lalu laporkan kepada alumni & Senior. Serta di posting di blog agar bisa dipelajari generasi selanjutnya.

Percuma rapat tapi gak ada yang di hasilkan.

Percuma rapat tapi hasilnya lupa

maka dari itu notulen penting.

Saat rapat PH notulen mencatat apa yang gagal & apa yang berhasil minggu lalu. Juga mencatat apa yang akan di lakukan minggu depan. Catatan ini berfungsi untuk menilai apakah rencana sudah di laksanakan atau belum. Catatan ini juga berfungsi untuk menilai apakah pengurus ini serius atau main-main saja di rohis.

Saat rapat pembuatan kegiatan. Notulis mengisi proposal.

Saat rapat organizing, Notulis mengisi proposal bagian susunan kepanitiaan

Saat rapat Evaluasi, Notulis mencatat hal-hal bagus yang mesti di pertahankan & hal-hal yang patutnya tidak perlu di ulangi lagi.

Baca tentang cara menulis Notulen disini.

Ketiga, Siapkan Hal-hal yang akan di bahas

Selesai...
Saran & kritik yang membangun. Bisa di sampaikan di komentar.

Rohis Khairu ummah SMA KEMALA BHAYANGKARI 1 KUBURAYA, KALIMANTAN BARAT